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June 19, 2002

办事处视频会议的应用需求分析

近年来,视频会议的应用越来越广泛,已成为一种通讯工具,同时它更是一个行之有效的提高企业员工工作效率的途径。而视频会议不只省钱,它打破了传统的会议模式,使得会议不局限于地理位置,可以在任何时间跨地域进行面对面的视频交流,不必奔波于劳累的旅途中。

一、办事处的特点

各机构办事处作为一个独特的角色存在于社会中,它是各企业机构在各个地方联系的桥梁,这就明显的意味着办事处的分散性。它有以下的特点:

  1. 人员少
  2. 可控资金少
  3. 与总部联系频繁
  4. 需要经常召开各种会议
  5. 需要经常出差
  6. 主要负责人为首席代表或办事处经理
  7. 办事处设备采购需上报总部
如果来回奔波于这些办事处之间,不仅耗费金钱,而且时间精力的耗费也很大。幸好视频会议的应用越来越普及,解决了以上的问题。

二、举例说明

假如一公司总部在香港,另外在北京、广州、上海分别设有办事处,为了了解各地详细的情况,总公司每个月要到各办事处视察一次(实际上远远不止一次)。下面我们来做个成本效益分析:

  1. 传统的会议模式

    设定总公司人员的视察路线为:香港--上海--北京--广州--香港,每个地方呆一天。香港到上海的机票约1600元,上海到北京的机票约800元,北京到广州的机票约1400元,广州到香港机票约1500元。每个地方的食、宿、车费、电话费等为1500元。

    结果:

    • 资金费用方面
      视察一次/月,总的花费约为9800元/人(1600+800+1400+1500+1500×3=9800),一年的视察费用约为117,600元/人。
    • 时间方面
      赶赴机场和等候的时间平均为3小时,飞行平均为2个小时,再加上班机延误的时间,每次视察平均为3-5天,一年总的时间花费约为50天。
    • 旅途的劳累和不安全、家人的担心
      来回奔波于旅途中,人会很劳累,再加上最近飞机事故的发生,不安全因素大大增加,家人的担心更是加重。


  2. 采用视频会议模式

    北京、香港、广州采用创视通的Videocon S128,上海采用Videocon MP384,这样每次只须在总部就可以和其他办事处进行面对面的交流了。Videocon S128 的价格为25,000元/台,Videocon MP384的价格为60,000元。

    结果:

    • 资金费用方面
      • 设备投入
        总的投入价格为135,000元(25,000×3+60,000)。
      • 电话费用
        ISDN的基本月租费为30元/月,通信费为每B通道0.07元/6秒,至香港的通信费为每B通道0.20元/6秒。要进行会议,上海3根ISDN,其他3地各一根,总的月租费为180元(30×6);通信费为每小时408元(2×0.07×600×2+2×0.20×600)。按每月开一次会,会议为2个小时,一年总的ISDN费用为11952元(180×12+408×2×12)。
        这样,一年总的资金费用为146,952元(135000+11952)。
    • 时间方面
      按每月开一次会,会议为2个小时,一年总的时间花费仅为24小时。
    • 无须奔波于劳累的旅途中
      只要坐在办公室就可以与各地面对面的交流

三、办事处视频会议的优点

从上面的例子比较来看,采用视频会议有以下优点:

  1. 省资金
    按每月视察一次算,不到一年就可以收回成本。
  2. 省时间
    按每月视察一次算,一年可以节省约50天。
  3. 省精力
    不用来回奔波于旅途中,只需坐在办公室就可以面对面交流。
  4. 高效率
    节省了时间、精力,工作效率自然就提高了。
  5. 吸引客户
    实际上,办事处不只与总部、办事处之间联系,有时经常会与客户联系,而这种联系已不是原有的音频电话可以满足的,为了更详细、贴切的与客户进行交流,就必须面对面的交流,而苦于地理位置的限制,直接的面对面接触也不是很方便。在这种情况下,视频会议就会很轻松地满足面对面交流的需要。如果你没有视频会议,而别的同行业办事处有,这时它与客户的交 流就很方便,这也就在无形中失去了很多客户。


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